Tak Cukup Cari Pelanggan Baru, Polytron Ajak UMKM Semarang Ubah Chat WhatsApp Jadi Repeat Order

METROJATENG.COM, SEMARANG – Pelanggan yang pernah membeli produk belum tentu kembali berbelanja. Tanpa komunikasi yang terjaga dan pemahaman terhadap kebutuhan konsumen, peluang penjualan berikutnya bisa saja terlewat. Padahal, pelanggan lama dapat menjadi salah satu kunci bagi usaha kuliner untuk menjaga omzet tetap tumbuh.

Persoalan inilah yang menjadi perhatian Polytron saat menggelar workshop UMKM Naik Level bareng Polytron di Semarang, Selasa (27/10/2026). Melalui kegiatan yang diikuti lebih dari 100 pelaku UMKM tersebut, Polytron mendorong pelaku usaha memanfaatkan data pelanggan dan WhatsApp untuk membangun loyalitas sekaligus meningkatkan pembelian berulang (repeat order).

Dalam workshop tersebut, peserta diajak memahami bahwa komunikasi dengan pelanggan tidak berhenti ketika transaksi selesai. Riwayat pembelian, preferensi produk, hingga keluhan konsumen dapat menjadi informasi penting untuk menentukan pendekatan yang lebih personal.

Pelaku usaha juga berlatih menyusun basis data pelanggan, melakukan segmentasi, serta membuat tiga skenario pesan WhatsApp untuk kebutuhan komunikasi yang berbeda. Agar tidak berhenti sebagai materi pelatihan, peserta turut menyusun rencana aksi tujuh hari untuk mulai menerapkan strategi tersebut dalam bisnis masing-masing.

Dengan pengelolaan yang lebih terarah, komunikasi melalui WhatsApp diharapkan tidak sekadar menjadi sarana membalas pertanyaan atau menerima pesanan, tetapi juga membantu pelaku usaha menjaga hubungan dengan konsumen dan membuka peluang transaksi berikutnya

Workshop tersebut merupakan bagian dari komitmen Polytron dalam mendukung UMKM agar berkembang melalui penguatan sistem usaha dan pemanfaatan teknologi.

Upaya ini diperkuat melalui peluncuran UMKM Handbook: Panduan UMKM Naik Level, hasil kolaborasi Polytron dengan platform riset Populix. Buku panduan tersebut memuat temuan riset mengenai kondisi pelaku UMKM sekaligus mengungkap sejumlah anggapan yang kerap menghambat perkembangan bisnis.

Head of Public Communications Polytron, Vina Julita Wijaya, mengatakan banyak pelaku usaha masih menghadapi kendala karena menjalankan bisnis berdasarkan asumsi, bukan pengelolaan yang terukur.

“Dalam perjalanannya, banyak UMKM terhambat karena asumsi yang keliru. Handbook ini secara tajam mematahkan lima mitos utama, disandingkan langsung dengan fakta lapangan,” ungkap Vina.

Salah satu anggapan yang diluruskan adalah bahwa usaha harus memiliki banyak cabang agar dapat berkembang. Padahal, ekspansi tanpa sistem kerja yang kuat justru berisiko menimbulkan persoalan baru.

Data dalam handbook menunjukkan, 25 persen pelaku usaha mengalami kesulitan karena sistem dan standar operasional prosedur (SOP) belum tertata. Sebanyak 48 persen bahkan masih mencatat transaksi secara manual, sehingga pemantauan perkembangan bisnis dan pengambilan keputusan menjadi kurang optimal.

Tantangan lainnya adalah keterbatasan modal dan sumber daya manusia. Sebanyak 32 persen responden menyebut modal sebagai kendala utama, sedangkan 50 persen mengaku kesulitan memperoleh pinjaman dari bank.

Di sisi operasional, 67 persen UMKM mikro hanya memiliki satu hingga dua karyawan yang harus menangani berbagai pekerjaan. Kondisi ini berpotensi memperlambat pelayanan ketika pesanan meningkat.

Temuan tersebut menunjukkan bahwa peningkatan omzet perlu diimbangi pembenahan pengelolaan usaha. Pelaku UMKM tidak cukup hanya berupaya mendatangkan lebih banyak pembeli, tetapi juga perlu memastikan operasional berjalan efisien dan pelanggan mendapatkan pelayanan yang baik.

Empat Pilar untuk Naik Level

Selain pengelolaan pelanggan, Polytron menyoroti pentingnya penggunaan teknologi dan peralatan yang sesuai kebutuhan usaha.

Dalam riset tersebut, 60 persen UMKM disebut belum memiliki produk elektronik pendukung. Sementara itu, pelaku usaha yang telah menggunakan peralatan elektronik merasakan manfaat berupa peningkatan kecepatan pelayanan dan efisiensi bahan baku.

Meski demikian, investasi teknologi perlu dilakukan secara cermat. Harga murah tidak seharusnya menjadi satu-satunya pertimbangan karena daya tahan, garansi, dan kesesuaian peralatan dengan kebutuhan operasional juga menentukan keberlanjutan usaha.

Berdasarkan temuan tersebut, Polytron memperkenalkan empat pilar pengembangan UMKM, yakni konsep, sistem, aset, dan ekspansi.

Konsep berkaitan dengan identitas usaha, kenyamanan pelanggan, serta citra profesional. Sistem menekankan pentingnya proses kerja yang tertata dan pemanfaatan teknologi digital. Aset mendorong pelaku usaha memilih investasi yang bermanfaat dalam jangka panjang, sedangkan ekspansi diarahkan untuk membuka peluang baru tanpa mengganggu operasional bisnis yang telah berjalan.

Penerapan pilar sistem salah satunya diwujudkan melalui pengelolaan hubungan pelanggan atau Customer Relationship Management (CRM). Dengan dukungan sistem ini, pelaku usaha dapat mengelola informasi konsumen secara lebih terstruktur dan menggunakannya untuk meningkatkan kualitas layanan.

Sebagai dukungan lanjutan, peserta workshop memperoleh informasi mengenai penawaran berlangganan Mekari Qontak secara gratis hingga enam bulan, dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Penawaran tersebut memberikan kesempatan bagi pelaku UMKM untuk mengenal lebih jauh penggunaan teknologi dalam mengelola hubungan dengan pelanggan.

Melalui program UMKM Naik Level bareng Polytron, pelaku usaha diharapkan mampu mengembangkan bisnis secara lebih terukur, mulai dari membenahi sistem kerja hingga membangun hubungan jangka panjang dengan konsumen.

Pada akhirnya, keberhasilan usaha kuliner tidak hanya ditentukan oleh seberapa banyak produk terjual hari ini, tetapi juga oleh kemampuan menjaga kepercayaan pelanggan agar mereka bersedia kembali berbelanja esok hari. (*)